Jak przygotować logistykę e-commerce na Black Friday i święta?

Black Friday i tygodnie poprzedzające święta to dla wielu sklepów internetowych najintensywniejszy okres roku. Liczba zamówień może wzrosnąć w bardzo krótkim czasie, a każdy niewydolny element procesu – od magazynu po odbiór paczek przez przewoźnika – szybko staje się wąskim gardłem.

Przygotowanie logistyki do Q4 powinno rozpocząć się na długo przed pierwszą dużą kampanią. Celem nie jest wyłącznie wysłanie większej liczby paczek, lecz utrzymanie terminowości, ograniczenie pomyłek i kontrola kosztów również wtedy, gdy sprzedaż osiąga najwyższy poziom.

Zacznij od prognozy liczby zamówień

Planowanie pracy magazynu powinno wynikać z przewidywanego obciążenia. Sama analiza wartości sprzedaży nie wystarczy – dla logistyki znacznie ważniejsza jest liczba zamówień, paczek i pozycji wymagających kompletacji.

Warto przeanalizować:

• liczbę zamówień w poprzednim Q4,
• sprzedaż w poszczególnych tygodniach listopada i grudnia,
• liczbę produktów przypadającą średnio na zamówienie,
• udział przesyłek standardowych i gabarytowych,
• dni o największej liczbie zamówień,
• wpływ wcześniejszych kampanii i promocji na obciążenie magazynu.

Na tej podstawie można określić, ile zamówień magazyn powinien być w stanie obsłużyć w ciągu jednej zmiany i gdzie potrzebna będzie dodatkowa wydajność.

Przygotuj bestsellery do szybkiej kompletacji

W szczycie sezonu każda niepotrzebna minuta przeznaczona na szukanie produktu obniża wydajność całego zespołu. Najczęściej sprzedawane towary powinny znajdować się w łatwo dostępnych lokalizacjach.

Przed rozpoczęciem Q4 warto:

• przenieść bestsellery bliżej strefy pakowania,
• uzupełnić zapas w lokalizacjach kompletacyjnych,
• czytelnie oznaczyć regały i miejsca magazynowe,
• oddzielić produkty podobne wizualnie, aby ograniczyć pomyłki,
• przygotować miejsce na zwiększoną ilość towaru sezonowego.

Szerzej o organizacji przestrzeni pisaliśmy w poradniku jak przygotować magazyn na szczyt sezonu sprzedażowego.

Zabezpiecz dostępność towaru przed uruchomieniem promocji

Najlepsza kampania reklamowa nie pomoże, jeśli promowany produkt wyczerpie się po kilku dniach. Logistyka Q4 zaczyna się więc jeszcze przed magazynem – od właściwego planowania zapasów.

Dla najważniejszych produktów należy znać:

• aktualny stan magazynowy,
• średnią i maksymalną dzienną sprzedaż,
• czas realizacji kolejnej dostawy,
• minimalny zapas bezpieczeństwa,
• możliwość szybkiego domówienia,
• produkty alternatywne dostępne po wyczerpaniu podstawowego wariantu.

Praktyczne zasady planowania zapasów opisujemy również w artykule jak uniknąć braku towaru w Q4.

Sprawdź wydajność procesu kompletacji

W okresie spokojnej sprzedaży niewielkie niedoskonałości procesu mogą pozostawać niezauważone. Przy kilkukrotnym wzroście liczby zamówień zaczynają jednak generować duże opóźnienia.

Warto zmierzyć:

• ile zamówień jedna osoba kompletuje w ciągu godziny,
• ile czasu zajmuje przejście między lokalizacjami,
• jak często pracownicy wracają po pominięty produkt,
• które towary powodują najwięcej pomyłek,
• które etapy wymagają ręcznego sprawdzania danych.

Nawet niewielkie usprawnienie powtarzane przy tysiącach zamówień może dać znaczną oszczędność czasu.

Przygotuj stanowiska pakowania

Pakowanie jest jednym z najczęstszych wąskich gardeł w e-commerce. Pracownik nie powinien tracić czasu na szukanie kartonu, taśmy czy wypełnienia.

Każde stanowisko powinno posiadać łatwy dostęp do:

• najczęściej używanych rozmiarów kartonów,
• taśm i dyspenserów,
• materiałów zabezpieczających,
• etykiet przewozowych,
• drukarki i skanera,
• miejsca odkładczego na gotowe przesyłki.

Standaryzuj sposób pakowania

Dla najczęściej sprzedawanych produktów warto wcześniej określić typ opakowania i sposób zabezpieczenia. Pracownik nie musi wtedy każdorazowo decydować, jaki karton wybrać i ile materiału ochronnego zastosować.

Standaryzacja przyspiesza pracę, ogranicza zużycie materiałów oraz pomaga utrzymać powtarzalną jakość przesyłek.

Zabezpiecz zapas materiałów opakowaniowych

Brak odpowiedniego kartonu może zatrzymać wysyłkę równie skutecznie jak brak produktu. W Q4 materiały opakowaniowe należy traktować jak istotny element zapasu magazynowego.

Przed sezonem warto policzyć zużycie:

• kartonów w poszczególnych rozmiarach,
• taśmy pakowej,
• folii i materiałów zabezpieczających,
• etykiet termicznych,
• kopert kurierskich i innych opakowań specjalistycznych.

Najważniejsze materiały powinny posiadać zapas bezpieczeństwa uwzględniający możliwość zwiększenia sprzedaży ponad pierwotną prognozę.

Sprawdź ograniczenia przewoźników

W szczycie sezonu większą liczbę przesyłek obsługuje nie tylko sklep, ale również firmy kurierskie. Dlatego przed rozpoczęciem kampanii warto sprawdzić możliwości odbioru zwiększonej liczby paczek.

Należy ustalić między innymi:

• godziny odbiorów,
• maksymalną liczbę przesyłek podczas jednego odbioru,
• możliwość podstawienia dodatkowego samochodu,
• zasady dotyczące przesyłek gabarytowych,
• terminy gwarantujące dostawę przed świętami,
• procedurę postępowania w przypadku opóźnień.

Sklep może spakować zamówienia na czas, ale klient nadal odczuje opóźnienie, jeśli gotowe paczki pozostaną w magazynie do kolejnego dnia.

Nie uzależniaj całej wysyłki od jednego rozwiązania

Q4 zwiększa ryzyko przeciążenia poszczególnych przewoźników lub usług. Jeżeli charakter produktów na to pozwala, warto mieć przygotowane alternatywne metody dostawy.

Nie oznacza to konieczności oferowania klientom dużej liczby opcji. Ważniejsze jest posiadanie rozwiązania awaryjnego na wypadek problemów operacyjnych z podstawową usługą.

Synchronizuj stany magazynowe ze sprzedażą

Sprzedaż wielokanałowa powoduje, że ten sam produkt może być zamawiany jednocześnie w sklepie internetowym i na kilku marketplace. Przy niskim zapasie nawet niewielkie opóźnienie aktualizacji może prowadzić do sprzedaży produktu, którego fizycznie już nie ma.

W okresie Q4 szczególnie ważne są:

• częsta aktualizacja stanów,
• rezerwowanie towaru dla przyjętych zamówień,
• bufor bezpieczeństwa dla produktów o niskiej dostępności,
• automatyczne wyłączanie ofert po osiągnięciu określonego poziomu zapasu,
• kontrola błędów synchronizacji.

Automatyzuj powtarzalne czynności

Im większa liczba zamówień, tym większa korzyść z automatyzacji prostych procesów. Ręczne wykonywanie tych samych operacji przy każdym zamówieniu zwiększa czas obsługi i ryzyko pomyłki.

Warto automatyzować między innymi:

• zmiany statusów zamówień,
• wybór metody wysyłki według ustalonych zasad,
• generowanie etykiet,
• przekazywanie zamówień do realizacji,
• aktualizację informacji dla klienta,
• kontrolę wybranych warunków przed wysyłką.

Automatyzacja powinna jednak zostać przetestowana przed sezonem. Q4 nie jest najlepszym momentem na wdrażanie niesprawdzonego procesu.

Przygotuj procedury na wyjątki

Nawet dobrze zaprojektowana automatyzacja nie obsłuży wszystkich sytuacji. W szczycie sezonu szczególnie ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, co zrobić z zamówieniem wymagającym ręcznej interwencji.

Procedury warto przygotować dla:

• braku jednego produktu w zamówieniu,
• błędnego adresu dostawy,
• problemów z wygenerowaniem etykiety,
• produktu wymagającego niestandardowego opakowania,
• zamówienia przekraczającego limity przewoźnika,
• anulowania zamówienia po rozpoczęciu kompletacji.

Jasna procedura skraca czas decyzji i ogranicza liczbę zamówień pozostających bez obsługi.

Zaplanuj pracę zespołu na dni największego ruchu

Nie każdy dzień Q4 wymaga identycznej obsady. Warto na podstawie danych historycznych i kalendarza kampanii wskazać okresy, w których spodziewany jest największy ruch.

Należy wcześniej ustalić:

• minimalną obsadę kompletacji,
• minimalną obsadę pakowania,
• osobę odpowiedzialną za sytuacje nietypowe,
• zasady zastępstw,
• priorytety w przypadku powstania zaległości.

Przenoszenie wszystkich pracowników do pakowania dopiero po pojawieniu się dużej zaległości jest znacznie mniej efektywne niż wcześniejsze przygotowanie harmonogramu.

Ustal priorytety realizacji zamówień

Nie wszystkie przesyłki mają identyczną pilność. W okresie świątecznym warto jasno określić kolejność realizacji, zwłaszcza gdy pojawi się większa liczba zamówień niż zakładano.

Priorytet może uwzględniać:

• datę i godzinę złożenia zamówienia,
• deklarowany termin wysyłki,
• rodzaj usługi dostawy,
• zamówienia wymagające odbioru przez konkretnego przewoźnika,
• przesyłki, których termin dostawy przed świętami jest zagrożony.

Przygotuj obsługę zwrotów, zanim zacznie się sezon

Duża sprzedaż w listopadzie i grudniu oznacza również większą liczbę zwrotów po świętach. Jeżeli proces nie zostanie wcześniej przygotowany, zwroty mogą zacząć blokować bieżącą pracę magazynu.

Warto wyznaczyć:

• osobną strefę przyjmowania zwrotów,
• procedurę kontroli stanu produktu,
• sposób identyfikacji zamówienia,
• miejsce dla produktów oczekujących na ponowne wprowadzenie do sprzedaży,
• zasady postępowania z produktem uszkodzonym.

Rozważ model hybrydowy z dropshippingiem

Nie wszystkie warianty muszą znajdować się we własnym magazynie. Produkty o najwyższej rotacji można utrzymywać na własnym stanie, a część szerszego asortymentu realizować w modelu dropshippingowym.

Takie rozwiązanie może ograniczyć ilość kapitału zamrożonego w towarze oraz zmniejszyć zapotrzebowanie na dodatkową przestrzeń. Informacje o modelu współpracy znajdują się na stronie hurtownia dropshipping DIKEL.

Nie promuj szybciej, niż magazyn potrafi wysyłać

Marketing i logistyka muszą działać według jednego planu. Kampania generująca więcej zamówień, niż magazyn może obsłużyć, nie jest sukcesem sprzedażowym.

Warto ustalić poziom, przy którym:

• ograniczany jest budżet reklamowy,
• wydłużany jest deklarowany czas realizacji,
• wyłączane są wybrane promocje,
• ruch kierowany jest na produkty łatwiejsze do obsługi,
• priorytetem staje się likwidacja zaległości.

O oszczędnym zarządzaniu kampaniami sezonowymi pisaliśmy również w poradniku jak promować produkty sezonowe bez dużego budżetu.

Kontroluj najważniejsze wskaźniki każdego dnia

W szczycie sezonu miesięczny raport jest zdecydowanie zbyt późny. Najważniejsze informacje operacyjne powinny być analizowane codziennie.

Warto monitorować:

• liczbę nowych zamówień,
• liczbę zamówień wysłanych,
• liczbę zamówień oczekujących,
• średni czas realizacji,
• liczbę błędów kompletacyjnych,
• stan bestsellerów,
• liczbę paczek oczekujących na odbiór przez przewoźnika.

Jeżeli liczba zamówień oczekujących rośnie przez kilka kolejnych dni, oznacza to, że aktualna wydajność jest niższa niż napływ nowych zamówień i konieczna jest szybka reakcja.

Podsumowanie

Przygotowanie logistyki e-commerce na Black Friday i święta powinno rozpocząć się od prognozy sprzedaży, odpowiedniego zatowarowania oraz uporządkowania procesów magazynowych. Kluczowe znaczenie mają wydajna kompletacja, przygotowane stanowiska pakowania, zapas materiałów oraz sprawny odbiór przesyłek.

Najlepsze wyniki osiągają sklepy, które traktują marketing, stany magazynowe i logistykę jako jeden system. Dzięki temu wzrost sprzedaży w Q4 przekłada się na większy zysk i terminową obsługę klientów, zamiast generować zaległości i dodatkowe koszty.